Samenvatting: 

BI-consultant Bert Eikhoudt vertelt meer over de ontwikkelmethode Scrum die hij in data gedreven projecten toepast.  

Agile Scrum is een manier om effectief samen te werken zodat complexe projecten beheersbaar worden. Agile betekent wendbaar. Veel zorgorganisaties zijn op zoek naar een werkwijze die meer inzicht in hun data biedt, bijvoorbeeld om meer grip te krijgen in HR-zaken. Eikhoudt is specialist op dit terrein. Hij beschouwt scrum als een methode om een project voorspoedig te laten verlopen doordat het team wendbaar is. Door met vaste rollen te werken, worden de prioriteiten helder, de betrokken werknemers kunnen tijdig bijsturen en zij kunnen de interne verwachtingen afstemmen en waarmaken.

 

Bert Eikhoudt:

“In de ouderenzorg, de gehandicaptenzorg en de thuiszorg baseren steeds meer middelgrote zorgorganisaties hun beleidskeuzes op actuele informatie. Deze werkwijze lukt als de ICT van de organisatie daarvoor is ingericht. Bij die inrichting worden BI-consultants betrokken. Wie BI-consultants uitnodigt om een klus te klaren hoort het woord ‘scrum’ regelmatig vallen. Ik leg je daar graag meer over uit…”

 

Wat is het?

“Scrummen is simpelweg een methode om effectief samen te werken. BI-consultants, ICT-medewerkers en managers hebben te maken met vaste rollen en spelregels. De deelnemers bepalen samen het doel. Het ontwikkelteam definieert welke resultaten er bereikt moeten worden om te kunnen zeggen dat het project is voltooid. De product owner kiest welke klussen de prioriteit krijgen. Vervolgens kan het ontwikkelteam het werk in behapbare delen (sprints) uitvoeren, waarbij ik als scrummaster coördineer. Vaak begin ik klein, zodat het team goed kan overzien wat er moet gebeuren. Het team gaat vervolgens een week aan de slag. Wanneer het afgesproken doel in die week niet wordt gehaald, maken we opnieuw keuzes. Een klus wordt bijvoorbeeld in tweeën gedeeld. Dit komt de wendbaarheid van het project ten goede. Bovendien wordt de product owner regelmatig gevraagd om opnieuw te besluiten welk deel van de klus prioriteit heeft. Dat schept realistische verwachtingen, terwijl er in de tussentijd resultaten worden behaald door het ontwikkelteam.”

 

Voordelen

“Door de scrummethode toe te passen, worden grote complexe projecten beheersbaar. Producten komen sneller beschikbaar en ze sluiten beter aan bij de behoefte van de zorgorganisatie. Iedere week of iedere twee weken wordt een deel van de oplossing gerealiseerd en gepresenteerd aan de betrokkenen. Dat maakt de mensen enthousiast want het einddoel komt meetbaar dichterbij.”

Scrummen in care-organisaties

“In de ouderenzorg, de gehandicaptenzorg en de thuiszorg staan medewerkers vaak sceptisch tegenover scrummen. Volkomen begrijpelijk, want onbekend maakt onbemind. Wanneer de mensen in een organisatie nog niet bekend zijn met scrum, werk ik met briefjes die we op een scrumboard plakken. Het helpt om de briefjes fysiek te verhangen als een taak is volbracht. Zo krijgen de betrokkenen meer affiniteit met de methodiek.”

“Het scrumboard wordt vaak centraal in de ruimte geplaatst en is ook de plek voor centrale meetings. Zo’n nieuwe werkwijze is even wennen voor medewerkers. Het is belangrijk om de rollen te verdelen. Ik leg helder uit te welke taken en de verantwoordelijkheden bij de verschillende rollen horen. Bijvoorbeeld van de product owner en van de scrum master. Het geeft ook houvast als de dagelijkse scrum, de sprintplanning en de sprint review structureel plaatsvinden. Hierdoor wordt voorspelbaar wie wat doet. Binnen het team weet je waar de ander mee bezig is. Door dagelijks op de nieuwe manier te werken, wennen mensen er snel aan. Werknemers ervaren veelal dat ze binnen de scrum-structuur meer ruimte en vertrouwen krijgen om hun vak uit te oefenen. In de praktijk vinden de meeste mensen het wel prettig om meer samen te werken aan creatieve (deel)oplossingen.”

“Je hebt vanuit scrum verschillende manieren om de voortgang en productiviteit te monitoren. Bij complexe projecten werken we met informatieanalisten. Die houden het managementteam op de hoogte van vorderingen, maar ook van de uitdagingen waar het ontwikkelteam voor staat. Een ontwikkelteam kan volgens de scrummethodiek werken binnen een hiërarchische organisatie. Ik breng dan wel het management op de hoogte van deze manier van werken. Ik vertel hen dat het team focus en vertrouwen nodig heeft om de deadline van het complexe project te kunnen halen. Zo creëer je draagvlak en blijft de focus van het ontwikkelteam gericht op de juiste processen.”

Nadeel

“In het begin is een nieuwe ontwikkelmethode lastig. Werken met scrum vraagt discipline. De medewerkers van een zorgorganisatie merken dat hun rechtstreekse verzoeken niet langer direct wordt gehonoreerd. Dat lijkt vervelend, maar het heeft een groot voordeel. Als de verzoeken bij een ontwikkelteam worden gedaan, kiest de product owner welke klus het eerst wordt uitgevoerd. Met deze focus komen complexe projecten op tijd af. Daar heeft de hele organisatie baat bij. Ik zie dat mensen die scrummen meer plezier krijgen in hun werk. Natuurlijk blijven wij hen adviseren en faciliteren waar nodig, maar soms pakken ze steeds meer zelf op. Het is prachtig als teams zich deze werkwijze zo eigen maken, dat ik na verloop van tijd overbodig ben.”

Over Bert:

Bert Eikhoudt is BI-consultant bij Sigma Data Consulting. Hij heeft veel praktijkervaring in de zorgsector. Hij helpt zorgorganisaties om complexe projecten te overzien en behapbaar te maken. Zodat droomprojecten in de zorg realiteit worden.